Com o avanço da digitalização dos serviços extrajudiciais, os cartórios passaram a operar em um cenário altamente tecnológico o que trouxe ganhos expressivos em agilidade, acessibilidade e integração. No entanto, com os benefícios vêm também os riscos: a segurança da informação em cartórios se tornou uma prioridade estratégica.
Informações sigilosas, atos notariais, registros civis e dados pessoais transacionam diariamente nos sistemas das serventias. Um vazamento, ataque ou falha de sistema pode comprometer não apenas a rotina de trabalho, mas também a segurança jurídica e a confiança da população.
Quais são os principais riscos digitais para os cartórios?
- Acesso indevido aos sistemas por falta de controle de usuários ou senhas fracas
- Malwares e ransomwares que podem sequestrar ou destruir dados
- Phishing e outras formas de engenharia social
- Falta de atualização de softwares, o que abre brechas para ataques
- Dispositivos obsoletos que não suportam camadas modernas de proteção
Boas práticas de segurança da informação para cartórios
- Mantenha os softwares sempre atualizados
- Sistemas como o WNotas, WCRC3, WFinanca e o GESEDISP da Argon são sempre atualizados para novas versões quando ocorrem mudanças normativas.
- Crie e gerencie senhas com responsabilidade
- Oriente a equipe a usar senhas fortes, únicas e a trocá-las periodicamente. Evite compartilhamento de credenciais entre usuários.
- Implemente controle de acesso por nível de usuário
- Cada escrevente ou colaborador deve ter acesso apenas aos módulos e informações necessários à sua função.
- Utilize estações de trabalho modernas e protegidas
- Computadores com processadores atualizados, mínimo de 8GB de RAM e armazenamento SSD oferecem melhor desempenho e são menos vulneráveis a falhas.
- Tenha um bom antivírus e firewall ativo
- Soluções de segurança devem ser licenciadas e atualizadas automaticamente.
- Evite uso de dispositivos pessoais ou não autorizados na rede do cartório
- Pendrives e notebooks externos podem ser vetores de infecção por vírus e malwares.
- Capacite a equipe constantemente
- Promova treinamentos periódicos sobre boas práticas digitais, reconhecimento de e-mails suspeitos e uso correto dos sistemas.
- Faça backups regulares
- Embora o foco aqui seja o ambiente local, é essencial manter cópias atualizadas das informações em locais seguros, para garantir a continuidade da operação em caso de incidentes.
O papel das atualizações na segurança digital
Muitos incidentes de segurança ocorrem por falta de atualização de softwares em cartórios. Atualizações não são apenas melhorias visuais ou novas funcionalidades: elas frequentemente contêm correções críticas de segurança. Ignorá-las é o mesmo que deixar a porta aberta para invasores.
Imagine um módulo como o GESEDISP, responsável por gerir selos digitais, operando em uma versão desatualizada: qualquer falha poderia comprometer a rastreabilidade e autenticidade de atos, colocando a serventia em risco de sanções administrativas.
Alinhamento entre software e hardware: dupla proteção
Mesmo com os sistemas mais seguros, se a estação de trabalho for lenta, instável ou vulnerável, todo o ecossistema fica comprometido. O ideal é que as serventias realizem periodicamente um diagnóstico técnico dos equipamentos utilizados substituindo máquinas antigas e ampliando a capacidade de memória ou processamento quando necessário.
A Argon recomenda que os cartórios adotem:
Além disso, manter os softwares da Argon sempre na versão mais recente garante compatibilidade com os certificados digitais, selos e normas exigidas pelo CNJ e pelas Corregedorias locais.
Entre em contato com a Argon para saber como manter os sistemas da sua serventia atualizados, seguros e alinhados com as exigências do setor extrajudicial.
