Os sistemas de cartório são o coração da operação extrajudicial. É por meio deles que os atos são lavrados, os selos digitais são emitidos, os agendamentos são gerenciados e as finanças são controladas. No entanto, mesmo os softwares mais robustos podem apresentar falhas quando o hardware e a infraestrutura de rede não recebem a devida atenção. Identificar os erros mais comuns no ambiente do cartório e investir em manutenção preventiva é fundamental para assegurar a continuidade dos serviços, a segurança da informação e a agilidade no atendimento ao público.
Quais são os erros mais frequentes nos sistemas de cartório?
- Lentidão nas estações de trabalho
- Causada por falta de atualizações, excesso de arquivos temporários ou hardware defasado.
- Erros de autenticação digital
- Softwares desatualizados, incompatibilidades de driver ou certificados vencidos comprometem a assinatura de atos.
- Perda de dados ou atos incompletos
- Pode ocorrer por falhas na gravação, falhas de conexão na rede ou falta de backups periódicos.
- Sistema travando durante lavratura de atos
- Normalmente associado a uso excessivo da memória RAM ou conflitos entre módulos simultâneos.
Como a manutenção preventiva pode evitar esses problemas
A manutenção preventiva é o conjunto de ações planejadas para garantir que os sistemas e os equipamentos funcionem com desempenho máximo, evitando falhas inesperadas. Entre as principais medidas estão:
- Atualização periódica dos sistemas Argon: manter ferramentas como WNotas, WCRC3, WFinanca e GESEDISP sempre atualizadas evita bugs e garante conformidade com regras legais.
- Limpeza e otimização das estações de trabalho: excluir arquivos desnecessários, verificar o uso de memória e manter drivers em dia garante fluidez.
- Verificação do desempenho de hardware: estações com menos de 8GB de RAM, HDs antigos ou processadores desatualizados devem ser substituídas, ou atualizadas.
- Monitoramento da integridade dos certificados digitais: garantir que estão válidos, corretamente instalados e reconhecidos pelo sistema.
- Testes periódicos das funções principais: agendamento, emissão de selos, lavratura e autenticação digital devem ser verificados com frequência.
- Treinamento preventivo da equipe: capacitar os escreventes, substitutos e demais colaboradores para reconhecerem sinais de falhas e saberem como agir rapidamente.
Boas práticas para manter o sistema sempre em funcionamento
- Criar um cronograma de manutenção mensal
- Estabelecer um ponto focal responsável por atualizar e monitorar os sistemas
- Realizar backups regulares e verificar a validade das cópias
Entre em contato com a Argon para saber como implementar uma rotina de manutenção preventiva e garantir que os sistemas da sua serventia operem com segurança, estabilidade e performance.
