A digitalização dos serviços extrajudiciais trouxe uma transformação profunda na forma como os cartórios atendem o público. Uma das soluções que mais têm gerado impacto positivo é o agendamento online em cartórios, ferramenta que organiza a demanda, reduz filas e melhora significativamente a experiência do usuário.
Plataformas como o Akioras, desenvolvida pela Argon, permitem que o cidadão agende seus atendimentos de forma rápida, prática e segura, diretamente pelo site do cartório. Isso representa um avanço não apenas na gestão de tempo, mas também na imagem institucional da serventia.
Benefícios para a serventia
- Organização do fluxo de atendimento: O agendamento permite planejar os atendimentos com base na capacidade da equipe, evitando sobrecarga e gargalos no balcão.
- Redução do tempo de espera: com horários previamente definidos, o cartório otimiza a jornada de atendimento e evita aglomerações.
- Previsibilidade de demanda: com dados estruturados sobre os agendamentos, é possível prever picos de movimento e tomar decisões operacionais com mais assertividade.
- Integração com sistemas internos: soluções como o Akioras podem ser integradas com módulos como o WNotas – Sistema de Gestão Notarial e o WCRC3 – Sistema de Gestão de Registro Civil da Argon, otimizando a preparação dos atos e agilizando o atendimento.
Benefícios para o cidadão
- Conveniência e autonomia: O cidadão pode escolher o dia e horário que melhor se adequa à sua rotina, sem depender de ligações ou deslocamentos para obter informações.
- Transparência: O sistema apresenta os serviços disponíveis, prazos e requisitos, tornando o processo mais claro e acessível.
- Atendimento mais rápido e personalizado: com a serventia preparada previamente para o tipo de ato a ser realizado, o atendimento se torna mais eficiente e focado.
- Redução de deslocamentos desnecessários: em muitos casos, o simples agendamento já orienta o usuário sobre documentação e requisitos, evitando idas improdutivas ao cartório.
Agendamento online e presença digital
Além dos ganhos operacionais, o agendamento online fortalece a presença digital do cartório, mostrando que a serventia está atualizada com as expectativas do cidadão moderno. Um site com design profissional, informações claras e a opção de agendar online transmite confiança e modernidade.
A Argon oferece sites personalizados para cartórios integrados com a plataforma Akioras, permitindo que a jornada do usuário seja fluida desde a pesquisa inicial até a realização do atendimento.
Boas práticas para implantar o agendamento online
- Divulgue amplamente o serviço de agendamento online. Utilize o kit de divulgação disponibilizado na contratação da plataforma e comunique a novidade em todos os pontos de contato com o público: balcão de atendimento e site institucional. Quanto mais visível e acessível for a informação, maior será a adesão dos usuários e mais rápido o cartório perceberá a eficiência no atendimento.
- Colete e analise feedbacks dos usuários, utilizando essas informações para aprimorar continuamente a experiência de agendamento e o atendimento prestado.
- Integre o agendamento online aos demais sistemas da serventia, promovendo maior agilidade, fluidez operacional e melhor gestão das demandas do dia a dia.
Entre em contato com a Argon para saber como implementar o agendamento online do Akioras na sua serventia e oferecer mais agilidade, organização e comodidade para todos os envolvidos.
