A rotina nos cartórios extrajudiciais tem passado por uma transformação significativa nos últimos anos. A crescente demanda por agilidade, acessibilidade e segurança impulsionou a adoção de soluções digitais que vão muito além da informatização interna. Hoje, oferecer um atendimento online de qualidade é essencial para acompanhar as exigências do cidadão moderno e garantir a eficiência da serventia.
O que é atendimento online em cartórios?
O atendimento online compreende todas as interações entre o cartório e o usuário final realizadas por meios digitais, como:
- Agendamento prévio de serviços via internet
- Envio de documentos por formulários eletrônicos
- Consulta de registros e emissão de certidões digitais
- Atendimento via chatbot, WhatsApp ou e-mail
Mais do que conveniência, essas funcionalidades representam um novo padrão de eficiência, inclusão e segurança.
Benefícios para o cidadão e para a serventia
Ao implementar o atendimento online, o cartório ganha em:
- Redução de filas e aglomerações
- Melhor organização da demanda, com atendimento programado
- Maior alcance, atendendo inclusive cidadãos que estão fora da cidade ou do país
- Aumento da transparência nas comunicações e processos
- Redução de custos operacionais, com menos impressões e deslocamentos
Para o usuário, a experiência é mais cômoda, ágil e compatível com sua rotina digital.
O papel do sistema Akioras no agendamento online
A Argon desenvolveu o Akioras, uma solução de agendamento eletrônico especialmente pensada para os cartórios. Com ele, o cidadão pode escolher o serviço desejado, o dia e o horário de atendimento diretamente no site da serventia, de forma simples, intuitiva, segura e prática.
O sistema oferece:
- Painel de controle para gestão dos agendamentos
- Confirmações automáticas por e-mail ou sms
- Campos personalizados por tipo de serviço
- Integração com o sistema de fornecedores de software terceiros
Isso evita gargalos, organiza a equipe e melhora a experiência do cidadão desde o primeiro contato.
Sites personalizados: a porta de entrada digital do cartório
Ter um site funcional, responsivo e atualizado é o primeiro passo para um bom atendimento online. A Argon oferece sites personalizados para cartórios, que vão além da presença institucional e se tornam verdadeiras plataformas de serviços digitais.
Funcionalidades possíveis incluem:
- Formulários de requerimento online
- Consulta de protocolos e certidões
- Canal de atendimento via chatbot
- Integração com o Akioras e outros sistemas da Argon
Tudo isso com foco em usabilidade, segurança e conformidade com a LGPD.
Segurança no atendimento online: um pilar essencial
Oferecer serviços digitais é apenas parte do desafio. É imprescindível garantir que cada interação ocorra com sigilo, autenticidade e rastreabilidade.
Boas práticas incluem:
- Certificados digitais para autenticação dos atos
- Acesso restrito por login e senha
- Criptografia de dados e conexões seguras
- Armazenamento em sistemas confiáveis e auditáveis
Todos os sistemas da Argon operam respeitando essas diretrizes, oferecendo tranquilidade tanto para os cartórios quanto para os cidadãos.
Capacitação da equipe: chave para o bom uso dos recursos
Não basta ter boas ferramentas — é fundamental preparar a equipe para utilizá-las com eficácia. Treinamentos regulares garantem que escreventes e substitutos saibam:
- Operar os sistemas corretamente
- Orientar os cidadãos sobre o uso dos serviços online
- Agir com agilidade e empatia nos atendimentos remotos
A Argon oferece suporte especializado e pode auxiliar as serventias na implantação completa dessas soluções.
Entre em contato com a Argon para descobrir como transformar o atendimento da sua serventia com mais tecnologia, segurança e eficiência.
